Hướng Dẫn Cách Sắp Xếp Chỗ Ngồi Sự Kiện

Sắp xếp chỗ ngồi, hay còn gọi là sắp xếp vị trí bàn ghế trong khâu tổ chức sự kiện. Một công việc thoạt nhìn tưởng chừng đơn giản, dễ dàng như trò chơi xếp hình của trẻ em. Nhưng vốn không nên nhìn mặt mà bắt hình dong. Công việc này đòi hỏi nhiều sự tỉ mỉ, chi tiết và nghiên cứu tìm tòi của đội ngũ tổ chức. 

Có rất nhiều cách phản ánh việc sắp xếp chỗ ngồi hoàn hảo. Từ sơ đồ bàn ghế, thông số thiết kế của bàn ghế, không gian sự kiện. Hơn hết, tinh thần và sự thoải mái khi giao tiếp với những người được sắp xếp chung bàn, khu vẫn nên luôn được ưu tiên hàng đầu.

Nếu đã đến đây, hãy cùng C’estlavie tham khảo qua bài viết để nắm rõ những nguyên tắc sếp chỗ ngồi chuyên nghiệp nhé.

NHỮNG NGUYÊN TẮC CƠ BẢN KHI THỰC HIỆN SẮP XẾP CHỖ NGỒI CHO SỰ KIỆN

Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng !

Ít nhiều những người được mời đến sự kiện sẽ mang một vai trò quan trọng đối với chủ tọa. Họ phải được tôn trọng và cảm thấy thoải mái khi tham gia sự kiện.

Hãy đảm bảo bạn sẽ nắm chắc những yếu tố dưới đây để đảm bảo tính chuyên nghiệp của đội ngũ. Bên cạnh đó là nhận được sự hài lòng, đánh giá tốt của thực khách tham gia.

1/ Nắm rõ vai trò, vị thế xã hội của từng người. Ai sẽ là chủ tọa, VIP, thường khách, …
2/ Chỗ ngồi tạo điều kiện giao tiếp, làm quen, mở rộng mối quan hệ xã hội của những thực khách “cùng tầm”
3/ “Sự tiện nghi”. Tiện nghi để thoải mái di chuyển, cùng có thể quan sát sân khấu, nhân viên có thể tiếp cận và phục vụ.

>>>> Xem thêm: Dịch Vụ Tổ Chức Sự Kiện Lễ Khai Trương Trọn Gói – C’estlavie

NHỮNG SƠ ĐỒ SẮP XẾP CHỖ NGỒI SỰ KIỆN PHỔ BIẾN

1/ Sắp xếp bàn theo hình chữ nhật.

Phù hợp với những buổi tiệc kín, gia đình khi chỉ cần 1 – 2 chiếc bàn hình chữ nhật dài. Tất cả mọi người cùng hướng về phía nhau trò chuyện và dùng tiệc.

– Theo kiểu Pháp: Chủ tọa ngồi ở giữa cạnh dài, đối diện là khách chính. Rồi tiếp theo là xen kẽ những thực khách khác.

– Sắp xếp theo người Anh: Chủ tọa và khách chính sẽ ngồi đầu 2 đầu bàn cạnh ngắn, những khách khác xen kẽ nhau.Chưa hết, còn có thêm nguyên tắc “Boy-girl” tức nam nữ xen kẽ. Những cặp vợ chồng nếu đi cùng sẽ được sắp xếp ngồi cạnh nhau.

2/ Sắp xếp chỗ ngồi theo kiểu bàn hình tròn.

Kiểu sắp xếp phổ biến bậc nhất tại đất nước ta hiện nay. Sắp xếp theo hình tròn, vốn sẽ giúp khách tham gia tập trung giao lưu, làm quen tâm sự cùng nhau hơn là tập trung vào các chương trình buổi tiệc, sự kiện. 

Vì vậy, hãy chủ động sắp xếp những khách có thể quen biết, quen thuộc với nhau. Thứ tự ưu tiên có thể xét đến như, gia đình, đồng nghiệp hoặc những người cùng sở thích hoặc mục tiêu chủ tọa muốn họ đến với nhau.

3/ Sắp xếp chỗ ngồi theo hình chữ U.

Đây vốn là kiểu sắp xếp chỗ ngồi truyền thống cho những sự kiện như họp hành hoặc xúc tiến thương mại. Bàn ghế được sắp xếp chừa ra khoảng không ở giữa, đầu chữ U sẽ là sân khấu hoặc màn hình lớn.

Với layout được sắp xếp như thế này, sẽ tạo điều kiện tối ưu cho việc làm việc với máy tính xách tay và dùng tiệc nhẹ. Mọi người có thể quan sát, trao đổi cùng nhau như một thể thống nhất.

4/ Sắp xếp theo dạng nhà hát

Rõ ràng bạn có thể ngay lập tức hình dung về kiểu sắp xếp này. Đặc trưng của dạng này sẽ là chỉ có một dãy bàn cho hàng ghế đầu tiên. Chúng dành cho các nhân vật quan trọng, danh dự của sự kiện.

Thuận theo kiểu sắp xếp này, các sự kiện phù hợp có thể kể đến như là Talkshow, thuyết giảng … Những sự kiện cần sự chú ý của người tham gia nhưng lại không đòi hỏi về ghi chép cũng như thiết bị cồng kềnh. Lợi điểm của kiểu sắp xếp này là tiết kiệm không gian và sức chứa lớn. Tuy vậy, khoảng cách ngồi không lớn, gây khó khăn trong việc vận động và di chuyển.

5/ Các layout sắp xếp chỗ ngồi sự kiện khác.

Hình bầu dục: Tương tự như bàn hình chữ nhật, layout sắp xếp chỗ ngồi này đề cao sự tiện nghi và phù hợp với những sự kiện, dịp số lượng khách nhỏ.

Hình chữ T: Kiểu sắp xếp chỗ ngồi như thế này đề cao tính danh dự, khi mặt cắt ngang sẽ được ấn định cho những nhân vật tối quan trọng và ngồi quay mặt xuống thân chữ T, dọc theo thân chữ T sẽ là thường khách.

Sắp xếp theo kiểu này vốn không mấy phổ biến tại Việt Nam. Vì tính chất sự kiện và đòi hỏi nhiều sự đầu tư.

MỘT SỐ LƯU Ý KHI SẮP XẾP CHỖ NGỒI CHO SỰ KIỆN

1/ Bàn ghế đồng bộ khi sắp xếp chỗ ngồi

Thuật ngữ “Râu ông này cắm cằm bà kia” có lẽ phù hợp nhất để miêu tả đề tài này. Hãy đảm bảo tính chuyên nghiệp trong khâu sắp xếp chỗ ngồi bằng cách đồng bộ về kích cỡ, màu sắc, khăn trải cho bàn ghế. Đặc biệt là những khu vực mà những vị khách có tính chất và vai trò quan trọng. Chắc chắn họ sẽ không muốn được phục vụ theo cách “khác biệt” với mọi người cùng tầm xung quanh.

2/ Tôn trọng không gian chỗ ngồi

Hãy biết đẹp và đủ. Hãy trang trí và sắp xếp chỗ ngồi với số lượng vừa đủ sự thẩm mỹ và thoải mái. Đừng hẳn biến kháng phòng trở thành mớ hỗn độn đất chật người đông. Có thoải mái thì sự kiện mới có thể thành công

3/ Trang trí đồng bộ 

Chủ đề bữa tiệc rất quan trọng. Chúng luôn đề cao tính thương hiệu trong mỗi chi tiết, yếu tố dù là nhỏ nhất. Hãy đảm bảo rằng mọi thứ sẽ được động bộ một cách hài hòa, thẩm mỹ. Đừng quá tham vọng đặt quá nhiều hạng mục trang trí, đôi khi bạn chỉ cần một backdrops và standee đủ đẹp là đủ.

>>>> Xem thêm: Dịch Vụ Decor Trang Trí Sự Kiện – C’estlavie

TỔNG KẾT

Trên đây chúng tôi đã chia sẻ đến bạn bài viết “Hướng Dẫn Cách Sắp Xếp Chỗ Ngồi Sự Kiện”. Mong rằng sau khi tham khảo qua bài viết, bạn có thể nắm vững kiến thức và lựa chọn được mô hình thích hợp cho mình.

10 giây quảng cáo. Hiện nay tại C’estlavie, chúng tôi cung cấp đa dạng hạng mục tổ chức – trang trí không chỉ cho việc tổ sự kiện. Bên cạnh đó, chúng tôi có rất nhiều kinh nghiệm trong khâu tổ chức trang trí các dạng tiệc lễ, theo dịp – mùa có đủ. Nếu bạn đang tìm kiếm ai đó giúp sắp xếp chỗ ngồi hay đơn giản là cần một đơn vị tổ chức sự kiện. Đừng quên tham khảo qua các hạng mục dịch vụ của chúng mình nhé. C’estlavie xin chân thành cảm ơn bạn !