Tổ chức họp báo – Dịch vụ tổ chức họp báo tại Đà Nẵng

Ngày nay, việc Tổ chức họp báo không còn quá xa lạ đối với các cơ quan, doanh nghiệp. Hình thức tổ chức sự kiện này nhằm thông tin đến giới đại chúng, truyền thông về các tin tức quan trọng của doanh nghiệp. C’est La Vie là một đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức họp báo trọn gói chuyên nghiệp, đảm bảo mang lại cho khách hàng sự kiện họp báo thành công và ấn tượng.

Dịch vụ tổ chức họp báo trọn gói chuyên nghiệp C’est La Vie

C’est La Vie là đơn vị chuyên tổ chức sự kiện, họp báo bao gồm các loại hình:

Họp báo ra mắt sản phẩm

Họp báo ra mắt sản phẩm là hoạt động giới thiệu, quảng bá sản phẩm mới tới những đối tượng khách hàng tiềm năng.

Đây là sự kiện quan trọng tạo ấn tượng đầu tiên về chất lượng sản phẩm. Việc tổ chức lễ ra mắt quảng cáo sản phẩm mới tạo thiện cảm đẹp cho khách hàng về sản phẩm và đó là bàn đạp để việc kinh doanh được tiến xa.

Họp báo ra mắt sản phẩm mới cho các công ty doanh nghiệp

Họp báo hội nghị, hội thảo

Tổ chức Hội thảo – Hội nghị là một buổi nói chuyện, thảo luận hay bàn bạc thân mật liên quan đến một chủ đề, một lĩnh vực đã được định hướng – thông báo trước.

Trong buổi tổ chức Hội thảo – Hội nghị. Bạn sẽ được nghe những người diễn giả diễn thuyết hay nói chuyện về chủ đề liên quan đến nội dung của buổi họp báo. Để sự kiện diễn ra thành công. Các doanh nghiệp cần có khâu chuẩn bị rất kĩ lưỡng; Thể hiện am hiểu, chuyên nghiệp về vấn đề mang tính chất chuyên môn sẽ thảo luận.

Tổ chức hội nghị hội thảo họp báo 

Họp báo ra mắt phim

Họp báo ra mắt phim (Sự kiện ra mắt quảng bá sản phẩm phim truyền hình, sự kiện ra mắt phim chiếu rạp, sự kiện ra mắt phim ngắn…). Doanh nghiệp quảng cáo sản phẩm phim công chiếu đến khách hàng. Bên cạnh đó, đội ngũ truyền thông sẽ giúp một phần đưa hình ảnh sản phầm của doanh nghiệp đến gần với mọi người trên các báo mạng như (kenh14.vn, dantri.vn,….)

Tổ chức họp báo ra mắt phim đến báo chí, công chúng

C’est La Vie chúng tôi có thể làm gì cho sự kiện họp báo công ty ?

Tại C’est La Vie, chúng tôi cam kết sẽ mang đến cho khách hàng những dịch vụ tổ chức sự kiện tốt nhất. Chúng tôi cung cấp nhiều dịch vụ cho khách hàng bao gồm:

Tư vấn sự kiện họp báo công ty, doanh nghiệp

Các chuyên gia tại C’est La Vie sẽ hỗ trợ khách hàng tư vấn tổ chức họp báo hiệu quả và đảm bảo sự hoàn thành tốt nhất.

Xây dựng kế hoạch, kịch bản

Chúng tôi sẽ xây dựng kế hoạch chi tiết; Lên kịch bản phù hợp với chương trình; Phối hợp với khách hàng để đảm bảo buổi họp diễn ra suôn sẻ và thành công, ấn tượng với cơ quan báo chí, phóng viên truyền thông, khách hàng.

Cung cấp trang thiết bị âm thanh, ánh sáng chuyên nghiệp

Bao gồm các loại loa, micro, mixer, amply, cục đẩy, còn trang thiết bị ánh sáng bao gồm đèn LED, máy chiếu, laser, smoke, hazer, máy quay phim… C’est La Vie cung cấp đầy đủ những thiết bị giúp tăng cường âm thanh, ánh sáng. Tạo ra những hiệu ứng đặc biệt, giúp cho chương trình diễn ra tốt hơn và tạo nên ấn tượng tốt với các khách mời, cơ quan báo chí…

>>>> Xem thêm: Dịch vụ cho thuê âm thanh ánh sáng chuyên nghiệp tại Đà Nẵng

Nhân sự phục vụ sự kiện

Nhân sự phục vụ sự kiện của C’est La Vie, chu đáo và tận tâm, thái độ tích cực, linh hoạt và kiên trì. Được trang bị kiến thức về sự kiện và quy trình làm việc; Đảm bảo sự suôn sẻ, chuyên nghiệp cho buổi họp báo. Một đội ngũ nhân sự phục vụ chuyên nghiệp và có kinh nghiệm sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức một sự kiện thành công ; Tạo nên ấn tượng tốt với khách hàng.

>>>> Xem thêm: Dịch Vụ Cho Thuê PG PB Chuyên Nghiệp Cho Sự Kiện

Hỗ trợ lựa chọn địa điểm họp báo

Việc lựa chọn địa điểm tổ chức họp báo là một yếu tố quan trọng để đảm bảo thành công sự kiện. Địa điểm phải đáp ứng được các yêu cầu về không gian, trang thiết bị âm thanh, ánh sáng, giao thông thuận tiện và có thể chứa đựng được số lượng khách mời. Chúng tôi sẽ tư vấn, hỗ trợ khách hàng lựa chọn địa điểm phù hợp, tiết kiệm chi phí nhất..

Thi công chương trình họp báo

Sau khi bàn bạc với khách hàng xong, C’est La Vie sẽ tiến hành thi công chương trình họp báo với chất lượng đảm bảo và giá cả hợp lý, đảm bảo buổi họp báo chuyên nghiệp và ấn tượng.

Quy trình cho sự kiện họp báo chuyên nghiệp?

Cách tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp gồm các bước:

1. Xác định mục đích, mục tiêu sự kiện họp báo

Xác định mục đích, mục tiêu của sự kiện họp báo là bước rất quan trọng để giúp cho quá trình tổ chức được hiệu quả hơn. Mục đích và mục tiêu của sự kiện họp báo sẽ giúp cho ban tổ chức định hình được phương hướng tổ chức. Chọn đúng đối tượng khách mời để thông cáo báo chí. Xây dựng được nội dung họp báo phù hợp và chọn đúng địa điểm, trang thiết bị phục vụ.

Thêm vào đó, mục tiêu của buổi họp báo cũng phải được xác định một cách rõ ràng. Như vậy, bạn mới có thể đánh giá và đo lường được một cách dễ dàng mức độ hiệu quả của buổi họp báo. Truyền thông giúp nâng cao độ nhận diện thương hiệu.

2. Xác định thời gian, thời lượng họp báo

Thời gian tốt nhất nên tổ chức sự kiện họp báo là vào buổi sáng, tránh buổi tối, ngày nghỉ, ngày lễ hoặc Tết. Nếu sự kiện được diễn ra vào buổi sáng; Các cơ quan cáo báo chí có thể tiến hành đăng tin ngay trong ngày sau khi sự kiện kết thúc. Đảm bảo tính thời sự và tin tức nóng hổi của sự kiện. Còn về mặt tâm lý; Các nhà báo, phóng viên sẽ thích dành thời gian cuối tuần và ngày nghỉ, ngày lễ cho gia đình và cuộc sống riêng tư của họ.

Thời lượng họp báo phụ thuộc vào nội dung cần trình bày; Mức độ quan tâm của đối tượng khách mời. Thông thường, thời lượng họp báo là từ 90 phút đến 120 phút. Tuy nhiên, nếu nội dung quan trọng hoặc số lượng khách mời, thời lượng họp báo có thể kéo dài. Nếu quá ngắn, họp báo sẽ không đủ thời gian; Quá dài sẽ làm khách mời mệt mỏi và mất tập trung.

3. Nên tổ chức sự kiện họp báo ở đâu?

Việc lựa chọn địa điểm truyền thông tổ chức sự kiện họp báo phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Số lượng người tham dự, tính chất của sự kiện họp báo, ngân sách và các yêu cầu khác. Tuy nhiên, một số lựa chọn phổ biến cho địa điểm tổ chức họp báo có thể bao gồm: khách sạn, nhà hàng, trung tâm hội nghị, công viên, khu vực ngoài trời, …

4. Lập danh sách khách mời, thông cáo báo chí, phóng viên

Cần lên đối tượng khách mời chính: các phóng viên, nhà báo, blogger, influencer. Thông cáo báo chí, kênh truyền hình, đài phát thanh, truyền thông trang mạng, truyền thông xã hội. Đối tượng khách mời phụ: Lựa chọn các đại diện của các công ty, doanh nghiệp, tổ chức, hiệp hội, các chuyên gia, nhà nghiên cứu, đối tác của tổ chức buổi họp báo.

Sau khi xác định được danh sách khách mời. Cần gửi lời mời đến từng người trên danh sách và yêu cầu họ xác nhận tham gia. Tỉ lệ khách xác nhận tham gia càng cao thì chứng tỏ thông cáo  họp báo chí của bạn càng thu hút.

5. Xây dựng kịch bản họp báo diễn ra hội nghị

Việc xây dựng kịch bản tổ chức họp báo đảm bảo sự kiện diễn ra trơn tru và thu hút chú ý . Sau đây là một số bước để xây dựng kịch bản cho sự kiện họp báo:

1. Giới thiệu ngắn gọn về sự kiện: Bắt đầu bằng một lời chào và giới thiệu ngắn gọn, Nhấn mạnh đến mục đích của buổi họp báo.
2. Ra mắt nhân vật chính: Giới thiệu các diễn giả chính, những người sẽ phát biểu trong buổi họp báo.
3. Truyền thông về sản phẩm, dịch vụ mới (nếu có): Nếu đây là buổi họp báo để giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới. Hãy giới thiệu một cách rõ ràng và sinh động.
4. Thảo luận về chủ đề chính: Diễn giả chính sẽ thảo luận về chủ đề chính của sự kiện. Hãy chuẩn bị câu hỏi và đối thoại để khách mời có thể tham gia vào cuộc trò chuyện.
5. Hỏi đáp: Mở đối thoại với khán giả và trả lời các câu hỏi cơ quan báo chí, khách mời…
6. Kết thúc: Kết thúc buổi họp báo bằng lời cảm ơn và mời khách mời tham dự tiệc trà. Truyền thông điệp doanh nghiệp muốn truyền tải

Tùy vào từng loại sự kiện, kịch bản cụ thể có thể có sự điều chỉnh. Tuy nhiên, điểm quan trọng là phải giữ cho buổi họp báo diễn ra trơn tru và thu hút khách mời, truyền thông hiệu quả

6. Xin giấy phép sự kiện

Việc xin giấy phép tổ chức họp báo phụ thuộc vào quy định của từng địa phương. Vì vậy bạn cần phải tìm hiểu và liên hệ với cơ quan chức năng có thẩm quyền; Để biết thêm thông tin chi tiết về quy trình và thủ tục cần thiết để xin giấy phép cho buổi họp báo.

Mẫu giấy phép cho sự kiện họp báo:

Mẫu đơn xin phép tổ chức họp báo theo Luật Báo Chí 2016

7. Setup địa điểm và tiến hành tổng duyệt trước sự kiện

Trước hết, cần đảm bảo rằng địa điểm tổ chức họp báo được chuẩn bị đầy đủ. Với các trang thiết bị cần thiết như âm thanh, ánh sáng, thiết bị  trình chiếu, bàn ghế, bàn đăng ký khách tham dự, backdrop họp báo…

Sau khi đã thiết lập đầy đủ trang thiết bị, cần tiến hành tổng duyệt chương trình. Trong quá trình tổng duyệt, kiểm tra lại các thiết bị âm thanh, ánh sáng, trình chiếu,.. Kiểm tra kết nối mạng Internet và các thiết bị kết nối mạng. Đảm bảo không có sự cố trong quá trình họp báo, thông cáo họp báo chí.

Ngoài ra, cần tiến hành các bài tập và thử nghiệm kỹ thuật trên chương trình để đảm bảo rằng mọi thứ đều hoạt động trơn tru trước khi bắt đầu. Điều này sẽ giúp đảm bảo cho buổi họp báo được diễn ra một cách suôn sẻ đạt được mục tiêu đề ra.

Lựa chọn địa điểm tiến hành tổng duyệt sự kiện

8. Tiến hành tổ chức sự kiện họp báo

Sau khi đã hoàn tất các công đoạn chuẩn bị. Tiến hành sự kiện họp báo theo kế hoạch đã xây dựng. Các bước cần thực hiện bao gồm:

1. Kiểm tra lại các trang thiết bị âm thanh, ánh sáng. Các thiết bị hỗ trợ sự kiện, đảm bảo mọi thứ hoạt động tốt.
2. Tiếp đón khách mời, hướng dẫn họ tới địa điểm tổ chức sự kiện. Phân chia chỗ ngồi và cung cấp thông tin cần thiết.
3. Bắt đầu chương trình theo kịch bản đã xây dựng, đảm bảo tính hài hòa; Thu hút sự quan tâm của khách.
4. Quản lý thời gian tốt, tránh các trường hợp diễn giả hoặc khách mời vượt quá thời gian được dự kiến.
5. Tạo điều kiện cho khách mời chụp hình, ghi lại những khoảnh khắc quan trọng trong sự kiện.
6. Sau khi chương trình kết thúc, tiến hành thu dọn, dọn dẹp địa điểm tổ chức và đảm bảo an toàn.

Quá trình tổ chức sự kiện họp báo cần phải được quản lý chặt chẽ. Đảm bảo tính chuyên nghiệp và sự thành công của sự kiện.

9. Tổng hợp đánh giá kết quả, rút kinh nghiệm

Sau khi sự kiện họp báo đã diễn ra. Quá trình tổng hợp đánh giá và rút kinh nghiệm sẽ giúp cho ban tổ chức nắm bắt được những điểm mạnh và yếu. Từ đó đưa ra những cải tiến và cải thiện cho những sự kiện tương lai.

Bảng giá tham khảo tổ chức sự kiện họp báo C’est La Vie

Hiện nay, việc lựa chọn các đơn vị tổ chức họp báo đang là giải pháp hiệu quả. Tiết kiệm được cả thời gian lẫn chi phí. Do vậy, các doanh nghiệp đang dần tìm đến các công ty tổ chức sự kiện sử dụng dịch vụ tổ chức trọn gói. Hãy đến với Cestlavie.vn để có một sự kiện họp báo thành công và ấn tượng.